मीटिंग प्रेप प्रॉम्प्ट — एजेंडा, निर्णय, async-या-मीटिंग जांच

अधिकांश AI-जनित मीटिंग एजेंडा फीके टेम्पलेट हैं जो वास्तव में उत्पादक मीटिंग नहीं चलाएंगे। यह प्रॉम्प्ट मॉडल को निर्णयों बनाम चर्चाओं को लेबल करने, प्रति आइटम समय आवंटित करने, और चुनौती देने के लिए मजबूर करता है कि क्या मीटिंग को होने की आवश्यकता है।

श्रेणी: businessइसके लिए अनुशंसित: chatgpt / claude / any

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नीचे दिए गए रफ नोट्स से एक मीटिंग एजेंडा बनाएं।

मीटिंग संदर्भ:
- अवधि: {N मिनट}
- उपस्थित: {नाम + भूमिकाएं}
- कमरे में निर्णयकर्ता: {कौन वास्तव में परिणामों को मंजूरी दे सकता है}
- उपलब्ध मौजूदा async चैनल: {Slack / Linear / Notion / आदि}

मेरे द्वारा सूचीबद्ध प्रत्येक आइटम के लिए, आउटपुट करें:
  - Item: <स्पष्ट पुनःकथन>
  - Type: DECISION | DISCUSSION | INFO_SHARE
  - Time: <मिनट>
  - Decision needed (यदि DECISION): <सटीक हां/नहीं प्रश्न या विकल्प सेट जिनमें से चुनना है>
  - Pre-read: <लिंक या डॉक नाम जिसे उपस्थित लोगों को पहले पढ़ा होना चाहिए>
  - Owner: <इस आइटम को कौन चलाता है>

फिर एजेंडा के शीर्ष पर, एक SHOULD THIS BE A MEETING? सेक्शन जोड़ें जो:
  1. उन आइटम्स को सूचीबद्ध करता है जिन्हें async संभाला जा सकता है (कोई भी शुद्ध INFO_SHARE)।
  2. गायब निर्णयकर्ताओं की पहचान करता है — यदि कमरे में कोई DECISION आइटम को मंजूरी नहीं दे सकता, तो इसे फ्लैग करें।
  3. एजेंडा परिवर्तनों की सिफारिश करता है: 'आइटम 2-3 हटाएं (async); आइटम 4 के लिए [missing person] के साथ पुनर्निर्धारित करें'।

सख्त नियम:
- आइटम्स में कुल समय मीटिंग अवधि के भीतर फिट होना चाहिए, बफर के लिए 5 मिनट आरक्षित।
- प्रत्येक DECISION आइटम में स्पष्ट हां/नहीं या विकल्प-पिक होना चाहिए। 'रोडमैप पर चर्चा करें' निर्णय नहीं है; 'Q2 रोडमैप को मंजूरी दें या संशोधन के लिए वापस भेजें' है।
- INFO_SHARE आइटम्स को अधिकतम 5 मिनट प्रत्येक मिलते हैं — इससे अधिक कुछ भी छुपी हुई चर्चा है।
- यदि आधे या अधिक आइटम INFO_SHARE हैं, तो मीटिंग को रद्द करने और लिखित अपडेट भेजने की सिफारिश करें।

रफ नोट्स:

[अपने बुलेट पॉइंट या विचार यहां पेस्ट करें]

इसे कब उपयोग करें

किसी भी आवर्ती मीटिंग से पहले — स्थायी एजेंडा और हाल ही में हटाए गए/जोड़े गए आइटम पेस्ट करें, कसा हुआ संस्करण वापस प्राप्त करें।
जब मीटिंग किसी और द्वारा निर्धारित की गई थी और आप इसे ठीक करना चाहते हैं — बेहतर संस्करण जनरेट करें, इसे वापस साझा करें।
तिमाही योजना सत्र — निर्णय-बनाम-चर्चा विभाजन मीटिंग को 90-मिनट के एकालाप बनने से रोकता है।

मॉडल टिप्स

claude: 'क्या यह async होना चाहिए' चुनौती पर मज़बूत। उचित होने पर मीटिंग्स को रद्द करने की सिफारिश करेगा, जिसे अन्य मॉडल करने में हिचकिचाते हैं।
chatgpt: काम करता है लेकिन सभी आइटम्स को एजेंडा पर रखने की प्रवृत्ति। स्पष्ट होने के लिए 'be willing to recommend cancelling the meeting if appropriate' जोड़ें।
any: 'decision needed' नियम लीवरेज है। यदि आप किसी आइटम के लिए इसे नहीं भर सकते, तो आइटम शायद अभी मीटिंग के लिए तैयार नहीं है।

उदाहरण: रफ नोट्स से 30-मिनट टीम सिंक

SHOULD THIS BE A MEETING?
  - आइटम 3 और 5 (स्थिति अपडेट) को लिखित अपडेट में स्थानांतरित करना चाहिए; 12 मिनट बचाता है।
  - आइटम 4 (Q2 बजट अनुमोदन) के लिए CFO की उपस्थिति की आवश्यकता है — वे invite पर नहीं हैं। या तो पुनर्निर्धारित करें या विभाजित करें: आज आइटम 1-2 संभालें, अगले सप्ताह CFO के साथ 4।
  - सिफारिश: 15 मिनट तक छोटा करें, नीचे एजेंडा।

एजेंडा (15 मिनट, बफर 5 मिनट)

1. Sarah की भूमिका के लिए hiring backfill को मंजूरी दें (5 मिनट) — DECISION
   निर्णय आवश्यक: अब बाहरी पोस्टिंग को मंजूरी दें, या आंतरिक उम्मीदवार Q के लिए 2 सप्ताह प्रतीक्षा करें?
   Owner: Engineering Manager। Pre-read: backfill spec doc (linked)।

2. platform और growth के बीच API स्वामित्व को हल करें (8 मिनट) — DISCUSSION
   Owner: VP Eng। Pre-read: ownership matrix v3।
   नोट: इसके लिए कमरे में दोनों प्रबंधकों की आवश्यकता है; दोनों ने पुष्टि की।

3. (हटा दिया गया — शीर्ष देखें) Q1 मेट्रिक्स समीक्षा → लिखित अपडेट में स्थानांतरित।
4. (पुनर्निर्धारित — शीर्ष देखें) Q2 बजट अनुमोदन → CFO के साथ पुनर्निर्धारित करें।
5. (हटा दिया गया — शीर्ष देखें) Tooling vendor demo → async वीडियो, अपने समय पर देखें।

बफर: parking-lot या ओवररन के लिए 2 मिनट।

यह कैसे काम करता है

अधिकांश एजेंडा मीटिंग्स को उत्पादक होने में मदद क्यों नहीं करते

डिफ़ॉल्ट एजेंडा विषयों को बिना प्रतिबद्धता के सूचीबद्ध करते हैं। 'रोडमैप पर चर्चा करें' असीमित चर्चा को आमंत्रित करता है; 'रोडमैप स्थिति अपडेट' एकालाप को आमंत्रित करता है; दोनों निर्णय नहीं उत्पन्न करते। परिणाम: मीटिंग्स उन्हीं प्रश्नों के साथ समाप्त होती हैं जिनसे वे शुरू हुई थीं, और उन्हें संबोधित करने के लिए अगली मीटिंग निर्धारित हो जाती है।

DECISION/DISCUSSION/INFO_SHARE लेबलिंग इस प्रॉम्प्ट में अधिकांश काम कर रही है। एक बार जब आप किसी आइटम को DECISION के रूप में चिह्नित करते हैं, तो आपको हां/नहीं या विकल्प-पिक स्पष्ट करना होगा। यदि आप नहीं कर सकते, तो आइटम तैयार नहीं है और हटाया जाना चाहिए (पहले async चर्चा चरण पर लौटें)।

मीटिंग-रद्द करें जांच सबसे उच्च-लीवरेज लाइन है

AI टूल्स शायद ही कभी आपको मीटिंग रद्द करने के लिए कहते हैं जिसे योजना बनाने के लिए कहा गया था। यह प्रॉम्प्ट स्पष्ट रूप से मॉडल से उचित होने पर रद्दीकरण की सिफारिश करने के लिए कहता है, जो आपको एक अजीब बातचीत offload करने देता है। 'मैंने एजेंडा को इस प्रॉम्प्ट से चलाया और यह सुझाव देता है कि हम रद्द करें — यहां इसके बजाय async अपडेट है' 'मुझे लगता है हमें रद्द करना चाहिए' से कहीं आसान संदेश है।

हर 2-3 महीने में आवर्ती मीटिंग्स पर इसका उपयोग करें। कैलेंडर कूड़ा जमा करते हैं; यह प्रॉम्प्ट एक संरचित सफाई है।

Pre-reads निर्णय मीटिंग्स को 3x तेज़ बनाते हैं

प्रत्येक निर्णय मीटिंग का आधा हिस्सा लोगों को संदर्भ पर अपडेट करना होता है। यदि एक-पेज pre-read 24 घंटे पहले बाहर जाता है और लोग वास्तव में इसे पढ़ते हैं, तो मीटिंग 10 मिनट हो सकती है — चिंताएं सामने लाने और निर्णय लेने के लिए पर्याप्त लंबी, पर्याप्त छोटी कि कोई भी zone out न हो।

इस प्रॉम्प्ट में 'pre-read' फ़ील्ड आपको पहचानने के लिए मजबूर करता है कि उपस्थित लोगों को किस संदर्भ की आवश्यकता है। यदि आप किसी डॉक का नाम नहीं ले सकते, तो मीटिंग शायद तैयार नहीं है: या तो आपने नहीं लिखा कि आप क्या प्रस्तावित कर रहे हैं, या प्रतिक्रिया करने के लिए कोई स्पष्ट चीज़ नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

›क्या यह stand-ups / दैनिक syncs के लिए काम करता है?

थोड़ा — stand-ups डिज़ाइन के अनुसार ज्यादातर INFO_SHARE होते हैं। प्रॉम्प्ट उन्हें रद्द करने की सिफारिश करेगा, जो हमेशा वह नहीं होता जो आप चाहते हैं। 30+ मिनट की मीटिंग्स के लिए इसका उपयोग करें।

›क्या होगा यदि रफ नोट्स गन्दे और विरोधाभासी हैं?

मॉडल उन्हें कसने की कोशिश करेगा। यदि यह एक आइटम उत्पन्न करता है जो आपके इरादे से मेल नहीं खाता, तो 'आइटम 3 वास्तव में X के बारे में है, Y नहीं' के साथ जवाब दें। एक सुधार के बाद यह आमतौर पर बाकी को संरेखित रखता है।

›मैं उपस्थित लोगों को आउटपुट कैसे साझा करूं?

एजेंडा सेक्शन को कॉपी-पेस्ट करें (यदि उपस्थित लोगों को 'should this be a meeting?' विश्लेषण अनधिकृत लग सकता है तो इसे छोड़ दें)। या पारदर्शी 'यहां है कि मैंने एजेंडा को कैसे ट्रिम किया' संदेश के रूप में पूरी चीज़ साझा करें।

›क्या मैं इसे 1-on-1 के लिए उपयोग कर सकता हूं?

हां, एक tweak के साथ — DECISION/DISCUSSION/INFO_SHARE को TOPIC/FEEDBACK/CHECK_IN में बदलें। समय-बजट और pre-read संरचना अभी भी मदद करती है।

›लाइव सामने आने वाली चीज़ों के लिए parking-lot के बारे में क्या?

5-मिनट बफर यह भूमिका निभाता है। यदि चर्चाएं लगातार overflow करती हैं, तो प्रॉम्प्ट एक निदान भी है — या तो समय अनुमान बहुत आक्रामक हैं, या आइटम आपके scope किए गए से बड़े हैं।

›INFO_SHARE को 5 मिनट तक सीमित क्यों करें?

क्योंकि कुछ भी लंबा या तो चर्चा है (किसी के पास प्रश्न हैं) या प्रस्तुति (जो रिकॉर्ड किया गया वीडियो हो सकता है)। 5-मिनट कैप आपको या तो आइटम हटाने या इसे सही ढंग से लेबल करने के लिए मजबूर करता है।

›क्या यह कैलेंडर टूल्स के साथ एकीकृत होता है?

सीधे नहीं। आउटपुट सादा markdown है; अपने कैलेंडर invite विवरण, Notion, Linear, या जहां भी आपकी टीम मीटिंग नोट्स लॉग करती है पेस्ट करें। कुछ टीमें लाइव ट्रांसक्रिप्शन के लिए Granola/Krisp का उपयोग करती हैं, जो अच्छी तरह जोड़ी बनाती है।

›ब्रेनस्टॉर्मिंग मीटिंग्स के बारे में क्या?

उन्हें DISCUSSION-only के रूप में 'आज कोई निर्णय नहीं, अगली मीटिंग में निर्णय' नोट के साथ चिह्नित करें। 'क्या यह async होना चाहिए' जांच इसके बजाय Miro / Figjam बोर्ड की सिफारिश कर सकती है — विभिन्न सोच के लिए अक्सर बेहतर।