Prompt viết lại email — rõ ràng, súc tích, kiểm soát giọng điệu
Yêu cầu mặc định 'viết lại email này' của ChatGPT/Claude hay làm độ dài phình lên và thêm sáo ngữ doanh nghiệp. Prompt này làm ngược lại: thực thi mục tiêu độ dài, giữ nguyên nội dung sự kiện của bạn, và cho bạn điều chỉnh giọng điệu một cách rõ ràng.
Viết lại email bên dưới.
Mục tiêu:
- Độ dài: khoảng {N} từ (mặc định 80; chọn 50-150).
- Giọng điệu: {ấm áp / trung tính / cứng rắn} (mặc định trung tính).
- Đối tượng: {họ là ai — ví dụ: sếp tôi, nhà cung cấp, khách hàng đang khó chịu}.
Quy tắc cứng:
1. Giữ nguyên mọi dữ kiện cụ thể, hạn chót, con số và tên. Không bịa chi tiết hay làm mềm các cam kết tôi đã đưa ra.
2. Xóa sáo ngữ doanh nghiệp ("I hope this email finds you well", "please don't hesitate", "as per my last email", v.v.).
3. Một yêu cầu mỗi email. Nếu bản nháp chứa nhiều yêu cầu, tách chúng thành danh sách đánh số ở cuối.
4. Không bắt đầu bằng từ "Tôi" hai lần liên tiếp trong các câu liền kề.
5. Giữ nguyên chữ ký và mọi tệp đính kèm được nhắc đến rõ ràng.
Chỉ trả về phần thân email đã viết lại. Không giải thích.
Bản nháp:
[dán bản nháp của bạn vào đây]Khi nào dùng prompt này
- Sau khi viết một email mang cảm xúc giận dữ — chuyển giọng điệu sang trung tính, độ dài ngắn hơn, AI sẽ làm dịu nó mà không mất ý.
- Khi trả lời khiếu nại của khách hàng — đặt giọng điệu ấm áp, mục tiêu 70 từ, kết quả sẽ đồng cảm mà không sến.
- Email đàm phán hoặc phản bác — giọng điệu cứng rắn + độ dài 100, cho phép bạn thẳng thắn nhưng vẫn chuyên nghiệp.
Mẹo theo model
- claude
- Claude giữ dữ kiện và không thêm hoa lá cành rất tốt. Mặc định tốt nhất cho các email quan trọng.
- chatgpt
- GPT-5 / GPT-4o có xu hướng thêm lại sáo ngữ 'professional'. Quy tắc 'remove corporate filler' phía trên đặc biệt quan trọng cho ChatGPT.
- any
- Mọi model chính đều hoạt động. Mẫu (mục tiêu độ dài + giọng điệu + đối tượng + giữ dữ kiện) là thứ làm cho prompt này đáng tin cậy.
Ví dụ: bản nháp giận dữ → phiên bản trung tính 70 từ
Bản nháp (220 từ, bực bội): "Hi Sarah, tôi đang theo dõi LẠI về hóa đơn tháng 10 bị thiếu. Tôi đã email ba lần. Điều này không thể chấp nhận từ một hệ thống billing mà chúng tôi trả 1200$/tháng. Tôi cần giải quyết trước thứ Sáu nếu không tôi sẽ phải báo lên CTO của bạn. Hóa đơn phải bao gồm kỳ 10/1–10/31, tổng 4.820$, và chúng tôi chưa từng nhận được nó…" Viết lại (trung tính, 68 từ, đạt mục tiêu): "Hi Sarah, Theo dõi về hóa đơn tháng 10 trị giá 4.820$ (kỳ 10/1–10/31). Tôi đã email ba lần từ tháng 11 và chưa thấy nó về. Chúng tôi cần giải quyết trước thứ Sáu để có thể chốt sổ. Nếu có vấn đề hệ thống chặn nó, vui lòng cho tôi biết cần gửi gì đến support để gỡ. Cảm ơn, [Tên]"
Cách hoạt động
Vì sao prompt viết lại email mặc định làm mọi thứ tệ hơn
Nếu bạn yêu cầu 'viết lại email này cho chuyên nghiệp hơn', model mặc định thêm độ dài: thêm câu xã giao, ngôn ngữ rào đón, câu tóm tắt. Output dài hơn bản nháp, và thứ vốn là đọc 20 giây giờ là 90 giây. Người nhận xóa hoặc lướt các email dài, nên thông điệp của bạn bị lạc trong lớp đệm lịch sự.
Prompt phía trên lật ngược điều này. Bằng cách buộc mục tiêu độ dài và quy tắc 'xóa sáo ngữ doanh nghiệp', bản viết lại ngắn hơn input trong hầu hết các bản nháp. Kiểm soát giọng điệu cho phép bạn giữ độ chính xác cảm xúc (khiếu nại cứng rắn, xin lỗi ấm áp) mà không mất tập trung.
Chọn giọng điệu — chọn cái nào khi nào
Ấm áp: xin lỗi khách hàng, cảm ơn ai đó vì sự giúp đỡ, xây dựng quan hệ với liên hệ mới. Thêm câu xã giao nhẹ (tối đa một câu).
Trung tính: email công việc giữa đồng nghiệp, cập nhật trạng thái, trả lời sự kiện. Mặc định. Loại bỏ mọi câu xã giao.
Cứng rắn: phản bác, leo thang, đòi nợ, từ chối scope-creep. Giữ câu ngắn và ngôn ngữ trực tiếp. Không làm mềm các yêu cầu của bạn.
Vì sao 'một yêu cầu mỗi email' quan trọng
Các email với nhiều yêu cầu ('cũng làm ơn gửi tôi X, và à tiện thể, bạn có thể forward Y không') nhận được phản hồi một phần hoặc bị bỏ qua hoàn toàn. Người nhận tinh thần dồn phản hồi lại và không bao giờ gửi. Quy tắc phía trên buộc các bản nháp nhiều yêu cầu phải phơi bày cấu trúc dưới dạng danh sách đánh số, thúc đẩy phản hồi đánh số đầy đủ.
Nếu bản nháp của bạn có hai yêu cầu độc lập thật sự, gửi hai email. Model sẽ không thực thi điều đó cho bạn — nhưng nó sẽ phơi bày cấu trúc đủ rõ để bạn thường quyết định tách trước khi nhấn gửi.
Câu hỏi thường gặp
›Nó có thay đổi dữ kiện hoặc con số của tôi không?
Không — quy tắc 'giữ nguyên mọi dữ kiện cụ thể, hạn chót, con số và tên' là rõ ràng. Nếu model đọc nhầm một con số, đó là lỗi model, không phải lỗi prompt. Luôn đọc lại bản viết lại để xác nhận trước khi gửi.
›Vì sao mục tiêu độ dài thay vì 'hãy ngắn gọn'?
'Hãy ngắn gọn' được diễn giải là 'xóa khoảng 10%'. Một mục tiêu số từ buộc model phải thực sự xóa bớt. 80 từ tương đương khoảng 4-5 câu ngắn — đủ cho một yêu cầu kèm bối cảnh.
›Tôi có thể thêm giọng điệu/phong cách công ty của tôi không?
Có — thêm dòng 'Style notes:' phía trên bản nháp. Ví dụ: 'Style notes: Tiếng Anh đơn giản, không dùng dấu chấm than, ký tên chỉ ghi tên riêng'. Model sẽ tuân thủ chặt chẽ.
›Nếu bản nháp đã ngắn rồi thì sao?
Dùng mục tiêu cao hơn một chút (100-120 từ) để báo hiệu 'đừng cắt mạnh tay'. Hoặc dùng prompt với quy tắc chỉ-rõ-ràng: thay 'Length: ~N words' bằng 'Giữ độ dài tương tự; chỉ sửa câu không rõ ràng'.
›Có hoạt động với ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh không?
Có — Claude và GPT-5 xử lý tốt email công việc tiếng Nhật, Trung, Hàn, Tây Ban Nha. Quy tắc sáo ngữ doanh nghiệp cần dịch: trong tiếng Nhật, mở đầu 'お世話になっております' là tương đương sáo ngữ gần nhất và sẽ bị xóa ở giọng điệu trung tính.
›Khác gì so với Grammarly?
Grammarly sửa cơ học (lỗi chính tả, dấu câu). Prompt này tái cấu trúc nội dung (xóa câu thừa, tách email nhiều yêu cầu, điều chỉnh giọng điệu). Chúng bổ trợ nhau — chạy Grammarly trước, rồi đến cái này để tái cấu trúc.
›Tôi có thể lưu cái này trong ChatGPT thành custom GPT không?
Có — dán nội dung prompt làm hướng dẫn cho GPT. Bạn sẽ chỉ cần gõ bản nháp mỗi lần. Cùng cách tiếp cận hoạt động trong Claude Projects.
›Vì sao không bắt đầu bằng 'Tôi' hai lần liên tiếp?
Các câu mở đầu lặp 'Tôi-' làm email cảm thấy tự đề cao, ngay cả khi nội dung ổn. Buộc đa dạng (bắt đầu một câu bằng người nhận hoặc bằng một dữ kiện) là đòn bẩy nhỏ làm email đọc ấm áp hơn mà không thay đổi nghĩa.
Công cụ liên quan
Prompt liên quan
Cập nhật lần cuối: