Prompt de preparação de reunião — pauta, decisões, check de
A maioria das pautas geradas por IA são templates sem graça que não vão de fato conduzir uma reunião produtiva. Este prompt força o modelo a rotular decisões vs discussões, alocar tempo por item e questionar se a reunião precisa acontecer.
Monte uma pauta de reunião a partir das notas brutas abaixo.
Contexto da reunião:
- Duração: {N minutos}
- Participantes: {nomes + papéis}
- Tomadores de decisão na sala: {quem de fato pode aprovar os resultados}
- Canais assíncronos disponíveis: {Slack / Linear / Notion / etc.}
Para cada item que eu listar, entregue:
- Item: <reformulação enxuta>
- Tipo: DECISÃO | DISCUSSÃO | COMPARTILHAR_INFO
- Tempo: <minutos>
- Decisão necessária (se DECISÃO): <pergunta exata sim/não ou conjunto de opções entre as quais escolher>
- Pre-read: <link ou nome do doc que os participantes devem ter lido antes>
- Owner: <quem conduz este item>
Depois, no topo da pauta, adicione uma seção ISSO DEVERIA SER UMA REUNIÃO? que:
1. Liste itens que poderiam ser tratados de forma assíncrona (qualquer COMPARTILHAR_INFO puro).
2. Identifique tomadores de decisão ausentes — se ninguém na sala pode aprovar um item DECISÃO, sinalize.
3. Recomende mudanças na pauta: 'remover itens 2-3 (async); reagendar com [pessoa ausente] para item 4'.
Regras rígidas:
- O tempo total entre itens deve caber na duração da reunião, com 5 minutos reservados como buffer.
- Todo item DECISÃO deve ter um sim/não explícito ou escolha de opção. 'Discutir o roadmap' não é uma decisão; 'Aprovar roadmap do Q2 ou devolver para revisão' é.
- Itens COMPARTILHAR_INFO ganham no máximo 5 minutos cada — qualquer coisa a mais é uma discussão disfarçada.
- Se metade ou mais dos itens são COMPARTILHAR_INFO, recomende cancelar a reunião e mandar uma atualização escrita.
Notas brutas:
[cole seus bullet points ou pensamentos aqui]Quando usar
- Antes de qualquer reunião recorrente — cole a pauta padrão e itens recentes adicionados/removidos, receba uma versão mais enxuta.
- Quando uma reunião foi marcada por outra pessoa e você quer consertá-la — gere a versão melhor e compartilhe de volta.
- Sessões de planejamento trimestral — a separação decisões-vs-discussões evita que a reunião vire um monólogo de 90 minutos.
Dicas por modelo
- claude
- Forte no desafio 'isso deveria ser assíncrono'. Vai recomendar cancelar reuniões quando faz sentido, o que outros modelos hesitam em fazer.
- chatgpt
- Funciona, mas tende a manter todos os itens na pauta. Adicione 'esteja disposto a recomendar cancelar a reunião se apropriado' para ser explícito.
- any
- A regra 'decisão necessária' é a alavanca. Se você não consegue preenchê-la para um item, o item provavelmente ainda não está pronto para a reunião.
Exemplo: sync de time de 30 min a partir de notas brutas
ISSO DEVERIA SER UMA REUNIÃO? - Itens 3 e 5 (status updates) deveriam virar atualização escrita; economiza 12 min. - Item 4 (aprovação de orçamento do Q2) precisa do CFO presente — ele não está no convite. Ou reagende ou divida: trate itens 1-2 hoje, 4 com o CFO na próxima semana. - Recomendação: encurtar para 15 min, pauta abaixo. PAUTA (15 min, buffer 5 min) 1. Aprovar reposição da vaga da Sarah (5 min) — DECISÃO Decisão necessária: Aprovar publicação externa agora, ou esperar 2 semanas pela candidata interna Q? Owner: Gerente de Engenharia. Pre-read: documento de spec da reposição (linkado). 2. Resolver propriedade da API entre platform e growth (8 min) — DISCUSSÃO Owner: VP Eng. Pre-read: matriz de propriedade v3. Nota: precisa dos dois gerentes na sala; ambos confirmaram. 3. (removido — ver topo) Revisão de métricas do Q1 → movido para atualização escrita. 4. (reagendado — ver topo) Aprovação de orçamento do Q2 → reagendar com CFO. 5. (removido — ver topo) Demo de fornecedor de tooling → vídeo assíncrono, assistir no seu tempo. Buffer: 2 min para parking-lot ou estouro de tempo.
Como funciona
Por que a maioria das pautas não ajuda reuniões a serem produtivas
Pautas padrão listam tópicos sem compromisso. 'Discutir roadmap' convida discussão sem limite; 'status update do roadmap' convida monólogo; nenhum produz decisões. O resultado: reuniões terminam com as mesmas perguntas com que começaram, e a próxima reunião é marcada para tratá-las.
A rotulação DECISÃO/DISCUSSÃO/COMPARTILHAR_INFO faz a maior parte do trabalho neste prompt. Uma vez que você marca um item como DECISÃO, precisa articular o sim/não ou a escolha de opção. Se não consegue, o item não está pronto e deve ser removido (volte à fase de discussão assíncrona primeiro).
O check 'cancelar a reunião' é a linha de maior alavancagem
Ferramentas de IA raramente te dizem para cancelar a reunião que pediram para planejar. Este prompt pede explicitamente que o modelo recomende cancelamento quando faz sentido, o que te deixa terceirizar uma conversa desconfortável. 'Rodei a pauta por este prompt e ele sugere cancelar — aqui está a atualização assíncrona' é uma mensagem muito mais fácil que 'acho que deveríamos cancelar'.
Use em reuniões recorrentes a cada 2-3 meses. Calendários acumulam entulho; este prompt é uma limpeza estruturada.
Pre-reads tornam reuniões de decisão 3x mais rápidas
Metade de toda reunião de decisão é gente entrando no contexto. Se um pre-read de uma página sai 24 horas antes e as pessoas de fato leem, a reunião em si pode ser de 10 minutos — tempo suficiente para levantar preocupações e decidir, curto o suficiente para ninguém desligar.
O campo 'pre-read' neste prompt te força a identificar que contexto os participantes precisam. Se você não consegue nomear um documento, a reunião provavelmente não está pronta: ou você não escreveu o que está propondo, ou não há nada claro para reagir.
Perguntas frequentes
›Funciona para stand-ups / daily syncs?
Marginalmente — stand-ups são em sua maioria COMPARTILHAR_INFO por design. O prompt vai recomendar cancelá-los, o que nem sempre é o que você quer. Use isso para reuniões de 30+ minutos.
›E se as notas brutas estão bagunçadas e contraditórias?
O modelo vai tentar deixar mais enxuto. Se produzir um item que não bate com sua intenção, responda com 'item 3 é na verdade sobre X, não Y'. Depois de uma correção ele geralmente mantém o resto alinhado.
›Como compartilho o output de volta com os participantes?
Copie e cole a seção da pauta (pule a análise de 'isso deveria ser uma reunião?' se os participantes podem achar presunçoso). Ou compartilhe a coisa toda como uma mensagem transparente 'foi assim que enxutei a pauta'.
›Posso usar para 1-on-1s?
Sim, com um ajuste — troque DECISÃO/DISCUSSÃO/COMPARTILHAR_INFO por TÓPICO/FEEDBACK/CHECK_IN. A estrutura de orçamento de tempo e pre-read ainda ajuda.
›E o parking-lot para coisas que surgem ao vivo?
O buffer de 5 min cumpre esse papel. Se discussões consistentemente transbordam, o prompt também é um diagnóstico — ou as estimativas de tempo são agressivas demais, ou os itens são maiores do que você escopou.
›Por que limitar COMPARTILHAR_INFO a 5 minutos?
Porque qualquer coisa maior é uma discussão (alguém tem perguntas) ou uma apresentação (que pode ser um vídeo gravado). O teto de 5 min te força a remover o item ou rotulá-lo corretamente.
›Integra com ferramentas de calendário?
Não diretamente. O output é markdown puro; cole na descrição do convite do calendário, Notion, Linear, ou onde seu time registra notas de reunião. Alguns times usam Granola/Krisp para transcrição ao vivo, que combina bem.
›E reuniões de brainstorming?
Marque como DISCUSSÃO-apenas com uma nota 'sem decisões hoje, decisões na próxima reunião'. O check 'isso deveria ser assíncrono' pode recomendar uma board no Miro / Figjam em vez disso — frequentemente melhor para pensamento divergente.
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