พรอมต์เตรียมประชุม วาระและการตัดสินใจ
วาระประชุมที่ AI สร้างส่วนใหญ่เป็นเทมเพลตจืดชืดที่ไม่ขับเคลื่อนการประชุมที่ produktiv พรอมต์นี้บังคับให้โมเดลติดป้ายการตัดสินใจ vs การอภิปราย จัดสรรเวลาต่อรายการ และท้าทายว่าการประชุมจำเป็นต้องเกิดขึ้นหรือไม่
สร้างวาระประชุมจากบันทึกคร่าวๆ ด้านล่าง
บริบทการประชุม
- ระยะเวลา: {N นาที}
- ผู้เข้าร่วม: {ชื่อ + บทบาท}
- ผู้ตัดสินใจในห้อง: {ใครอนุมัติผลลัพธ์ได้จริง}
- ช่องทาง async ที่มีอยู่: {Slack / Linear / Notion / ฯลฯ}
สำหรับแต่ละรายการที่ระบุ ให้ output
- Item: <เขียนใหม่ให้คม>
- Type: DECISION | DISCUSSION | INFO_SHARE
- Time: <นาที>
- Decision needed (ถ้า DECISION): <คำถามใช่/ไม่ใช่ที่แม่นยำหรือชุดตัวเลือกให้เลือก>
- Pre-read: <ลิงก์หรือชื่อ doc ที่ผู้เข้าร่วมควรอ่านก่อน>
- Owner: <ใครขับเคลื่อนรายการนี้>
จากนั้นที่ด้านบนของวาระ เพิ่มส่วน SHOULD THIS BE A MEETING? ที่
1. ระบุรายการที่จัดการแบบ async ได้ (INFO_SHARE ล้วนๆ)
2. ระบุผู้ตัดสินใจที่หายไป หากไม่มีใครในห้องอนุมัติรายการ DECISION ได้ ติดธง
3. แนะนำการเปลี่ยนแปลงวาระ: 'ลบรายการ 2-3 (async); reschedule กับ [คนที่ขาด] สำหรับรายการ 4'
กฎเข้มงวด
- เวลารวมของรายการต้องอยู่ในระยะเวลาการประชุม สำรอง 5 นาทีเป็น buffer
- ทุกรายการ DECISION ต้องมีคำถามใช่/ไม่ใช่หรือการเลือกตัวเลือกที่ชัดเจน 'อภิปราย roadmap' ไม่ใช่การตัดสินใจ 'อนุมัติ roadmap Q2 หรือส่งกลับให้แก้ไข' ใช่เมื่อไหร่ควรใช้
- ก่อนประชุมประจำใดๆ วางวาระประจำและรายการที่เพิ่งถอด/เพิ่ม ได้เวอร์ชันที่กระชับกว่า
- เมื่อคนอื่นนัดประชุมและคุณอยากปรับ สร้างเวอร์ชันที่ดีกว่า แชร์กลับ
- เซสชันวางแผนรายไตรมาส การแยกการตัดสินใจ vs การอภิปรายป้องกันไม่ให้การประชุมกลายเป็น monologue 90 นาที
เคล็ดลับตามโมเดล
- claude
- แข็งแกร่งในการท้าทาย 'ควรเป็น async ไหม' จะแนะนำให้ยกเลิกการประชุมเมื่อสมควร ซึ่งโมเดลอื่นลังเลที่จะทำ
- chatgpt
- ใช้ได้แต่มักเก็บทุกรายการไว้ในวาระ เพิ่ม 'พร้อมแนะนำให้ยกเลิกการประชุมหากเหมาะสม' เพื่อบอกชัดเจน
- any
- กฎ 'decision needed' คือคันโยก หากกรอกไม่ได้สำหรับรายการ รายการนั้นอาจยังไม่พร้อมสำหรับการประชุม
ตัวอย่าง: team sync 30 นาทีจากบันทึกคร่าวๆ
SHOULD THIS BE A MEETING? - รายการ 3 และ 5 (อัปเดตสถานะ) ควรย้ายเป็นอัปเดตเขียน ประหยัด 12 นาที - รายการ 4 (อนุมัติงบ Q2) ต้องการ CFO ที่ไม่อยู่ในนัด Reschedule หรือแยก จัดการรายการ 1-2 วันนี้ 4 กับ CFO สัปดาห์หน้า - คำแนะนำ: ย่อเป็น 15 นาที วาระด้านล่าง AGENDA (15 นาที, buffer 5 นาที) 1. อนุมัติการ backfill ตำแหน่งของ Sarah (5 นาที) DECISION Decision needed: อนุมัติประกาศภายนอกตอนนี้ หรือรอ 2 สัปดาห์สำหรับผู้สมัครภายใน Q? Owner: Engineering Manager Pre-read: backfill spec doc (ลิงก์) 2. แก้ปัญหาความเป็นเจ้าของ API ระหว่าง platform และ growth (8 นาที) DISCUSSION Owner: VP Eng Pre-read: ownership matrix v3 Note: ต้องการทั้งสองผู้จัดการในห้อง ทั้งคู่ยืนยันแล้ว 3. (ลบออก ดูด้านบน) Q1 metrics review → ย้ายเป็นอัปเดตเขียน 4. (reschedule ดูด้านบน) อนุมัติงบ Q2 → reschedule กับ CFO 5. (ลบออก ดูด้านบน) Tooling vendor demo → วิดีโอ async ดูในเวลาส่วนตัว Buffer: 2 นาทีสำหรับ parking-lot หรือเกินเวลา
วิธีการทำงาน
ทำไมวาระส่วนใหญ่ไม่ช่วยให้ประชุม produktiv
วาระเริ่มต้นระบุหัวข้อโดยไม่มีคำมั่น 'อภิปราย roadmap' เชิญการอภิปรายไม่จำกัด 'อัปเดตสถานะ roadmap' เชิญ monologue ทั้งสองไม่ผลิตการตัดสินใจ ผลคือการประชุมจบด้วยคำถามเดียวกันกับที่เริ่ม และการประชุมถัดไปถูกนัดเพื่อจัดการ
การติดป้าย DECISION/DISCUSSION/INFO_SHARE ทำงานหลักในพรอมต์นี้ เมื่อทำเครื่องหมายรายการเป็น DECISION ต้องอธิบายคำถามใช่/ไม่ใช่หรือการเลือกตัวเลือก หากทำไม่ได้ รายการยังไม่พร้อมและควรลบออก (กลับไปเฟสอภิปรายแบบ async ก่อน)
การตรวจสอบ cancel-the-meeting เป็นบรรทัดที่มีพลังสูงสุด
เครื่องมือ AI ไม่ค่อยบอกให้ยกเลิกการประชุมที่ขอให้วางแผน พรอมต์นี้ขอให้โมเดลแนะนำการยกเลิกอย่างชัดเจนเมื่อสมควร ซึ่งช่วยให้คุณ offload การสนทนาที่อึดอัด 'ฉันรันวาระผ่านพรอมต์นี้และแนะนำให้ยกเลิก นี่คืออัปเดต async แทน' เป็นข้อความที่ง่ายกว่า 'ฉันคิดว่าควรยกเลิก' มาก
ใช้กับการประชุมประจำทุก 2-3 เดือน ปฏิทินสะสมขยะ พรอมต์นี้เป็นการทำความสะอาดเชิงโครงสร้าง
Pre-read ทำให้การประชุมตัดสินใจเร็วกว่า 3 เท่า
ครึ่งหนึ่งของการประชุมตัดสินใจคือคนกำลังตามบริบทให้ทัน หาก pre-read หนึ่งหน้าส่งไป 24 ชั่วโมงล่วงหน้าและคนอ่านจริงๆ การประชุมเองอาจเป็น 10 นาที นานพอที่จะเผยข้อกังวลและตัดสินใจ สั้นพอที่ไม่มีใครเหม่อ
ช่อง 'pre-read' ในพรอมต์นี้บังคับให้ระบุบริบทที่ผู้เข้าร่วมต้องการ หากตั้งชื่อ doc ไม่ได้ การประชุมอาจยังไม่พร้อม คุณยังไม่ได้เขียนสิ่งที่เสนอ หรือไม่มีสิ่งที่ชัดเจนให้ตอบสนอง
คำถามที่พบบ่อย
›ใช้กับ stand-ups / daily syncs ได้ไหม?
พอใช้ stand-ups ส่วนใหญ่เป็น INFO_SHARE โดยออกแบบ พรอมต์จะแนะนำให้ยกเลิก ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่คุณอยากได้เสมอ ใช้กับการประชุม 30+ นาที
›ถ้าบันทึกคร่าวๆ รกและขัดแย้งกันทำอย่างไร?
โมเดลจะพยายามทำให้คมขึ้น หากผลิตรายการที่ไม่ตรงเจตนา ตอบ 'รายการ 3 จริงๆ เกี่ยวกับ X ไม่ใช่ Y' หลังการแก้ครั้งเดียว มักรักษาส่วนที่เหลือให้ตรงกัน
›แชร์ output กลับให้ผู้เข้าร่วมอย่างไร?
Copy-paste ส่วนวาระ (ข้ามการวิเคราะห์ 'should this be a meeting?' หากผู้เข้าร่วมอาจคิดว่ามุ่งหวังเกินไป) หรือแชร์ทั้งหมดเป็นข้อความ 'นี่คือวิธีที่ฉันตัดวาระ' แบบโปร่งใส
›ใช้กับ 1-on-1 ได้ไหม?
ได้ ปรับเล็กน้อย เปลี่ยน DECISION/DISCUSSION/INFO_SHARE เป็น TOPIC/FEEDBACK/CHECK_IN โครงสร้างงบเวลาและ pre-read ยังช่วย
›parking-lot สำหรับสิ่งที่ขึ้นมาสดทำอย่างไร?
buffer 5 นาทีทำหน้าที่นี้ หากการอภิปรายเกินเวลาเสมอ พรอมต์ยังเป็นเครื่องมือวินิจฉัย ทั้งประมาณเวลาก้าวร้าวเกินไป หรือรายการใหญ่กว่าที่กำหนด
›ทำไมจำกัด INFO_SHARE ที่ 5 นาที?
เพราะอะไรที่ยาวกว่านั้นเป็นการอภิปราย (มีคนมีคำถาม) หรือการนำเสนอ (ซึ่งเป็นวิดีโอบันทึกได้) เพดาน 5 นาทีบังคับให้ลบรายการหรือติดป้ายให้ถูกต้อง
›ผสานกับเครื่องมือปฏิทินได้ไหม?
ไม่ตรงๆ Output เป็น markdown ธรรมดา วางในคำอธิบายคำเชิญปฏิทิน Notion Linear หรือที่ทีมบันทึกการประชุม บางทีมใช้ Granola/Krisp สำหรับ live transcription เข้ากันได้ดี
›การประชุม brainstorming ล่ะ?
ทำเครื่องหมายเป็น DISCUSSION เท่านั้นพร้อมโน้ต 'ไม่มีการตัดสินใจวันนี้ ตัดสินใจในการประชุมครั้งหน้า' การตรวจ 'should this be async' อาจแนะนำ Miro / Figjam board แทน ซึ่งมักดีกว่าสำหรับการคิดแบบ divergent
เครื่องคำนวณที่เกี่ยวข้อง
พรอมต์ที่เกี่ยวข้อง
อัปเดตล่าสุด: