Промпт для подготовки совещания — повестка, решения, проверка «можно

Большинство повесток, созданных ИИ, — это безликие шаблоны, которые не приведут к продуктивному совещанию. Этот промпт заставляет модель размечать решения против обсуждений, выделять время на пункт и оспаривать саму необходимость встречи.

Категория: businessРекомендуется для: chatgpt / claude / any

prompt

Построй повестку совещания из черновых заметок ниже.

Контекст встречи:
- Длительность: {N минут}
- Участники: {имена + роли}
- Лица, принимающие решения, в комнате: {кто реально может утвердить итоги}
- Доступные асинхронные каналы: {Slack / Linear / Notion / и т.д.}

Для каждого пункта, который я перечисляю, выдай:
  - Пункт: <чёткая переформулировка>
  - Тип: DECISION | DISCUSSION | INFO_SHARE
  - Время: <минут>
  - Нужное решение (если DECISION): <точный вопрос да/нет или набор вариантов на выбор>
  - Pre-read: <ссылка или название документа, который участники должны прочесть заранее>
  - Владелец: <кто ведёт этот пункт>

Затем в начале повестки добавь раздел SHOULD THIS BE A MEETING?, который:
  1. Перечисляет пункты, которые можно решить асинхронно (любой чистый INFO_SHARE).
  2. Выявляет отсутствующих лиц, принимающих решения — если в комнате некому утвердить пункт DECISION, отметь это.
  3. Рекомендует изменения повестки: «убрать пункты 2–3 (async); перенести с [отсутствующим] для пункта 4».

Жёсткие правила:
- Общее время по пунктам должно укладываться в длительность встречи, с 5 минутами в буфер.
- Каждый пункт DECISION должен иметь явный вопрос да/нет или выбор. «Обсудить роадмап» — не решение; «Утвердить роадмап Q2 или вернуть на доработку» — решение.
- Пункты INFO_SHARE — максимум 5 минут каждый; больше — это замаскированная дискуссия.
- Если половина или более пунктов — INFO_SHARE, рекомендуй отменить встречу и отправить письменный апдейт.

Черновые заметки:

[вставьте сюда буллеты или мысли]

Когда это использовать

Перед любым регулярным совещанием — вставьте стандартную повестку и недавно убранные/добавленные пункты, получите более плотную версию.
Когда встречу назначил кто-то другой, а вы хотите её улучшить — сгенерируйте лучшую версию и поделитесь обратно.
Квартальное планирование — разделение «решения против обсуждений» предотвращает превращение встречи в 90-минутный монолог.

Советы по моделям

claude: Силён в вызове «может, это асинхронно». Рекомендует отменить встречу, когда это оправдано — другие модели на это не решаются.
chatgpt: Работает, но склонен оставить все пункты в повестке. Добавьте «будь готов рекомендовать отменить встречу, если уместно», чтобы это было явно.
any: Правило «нужное решение» — это рычаг. Если для пункта его невозможно заполнить, пункт, скорее всего, ещё не готов к встрече.

Пример: 30-минутный командный синк из черновых заметок

SHOULD THIS BE A MEETING?
  - Пункты 3 и 5 (статус-апдейты) перенести в письменный апдейт; экономия 12 минут.
  - Пункт 4 (утверждение бюджета Q2) требует присутствия CFO — его нет в приглашении. Либо перенести, либо разделить: пункты 1–2 сегодня, пункт 4 с CFO на следующей неделе.
  - Рекомендация: сократить до 15 минут, повестка ниже.

ПОВЕСТКА (15 мин, буфер 5 мин)

1. Утвердить найм на замену роли Сары (5 мин) — DECISION
   Нужное решение: Запустить внешнюю публикацию сейчас или подождать 2 недели внутреннего кандидата Q?
   Владелец: Engineering Manager. Pre-read: документ спецификации замены (ссылка).

2. Решить владение API между платформой и growth (8 мин) — DISCUSSION
   Владелец: VP Eng. Pre-read: матрица владения v3.
   Заметка: нужны оба менеджера; оба подтвердили.

3. (удалено — см. вверху) Обзор метрик Q1 → перенесён в письменный апдейт.
4. (перенесено — см. вверху) Утверждение бюджета Q2 → перенести с CFO.
5. (удалено — см. вверху) Демо вендора → асинхронное видео, смотреть на свой выбор.

Буфер: 2 минуты на parking-lot или превышение.

Как это работает

Почему большинство повесток не помогают встречам быть продуктивными

Стандартные повестки перечисляют темы без обязательств. «Обсудить роадмап» приглашает к бесконечной дискуссии; «обновление по роадмапу» — к монологу; ничто из этого не даёт решений. Итог: встречи кончаются с теми же вопросами, с которыми начались, и для них назначают следующую встречу.

Разметка DECISION/DISCUSSION/INFO_SHARE делает большую часть работы в этом промпте. Как только вы помечаете пункт как DECISION, нужно сформулировать да/нет или выбор. Если не получается — пункт не готов и должен быть удалён (вернуть в фазу обсуждения асинхронно).

Проверка «отменить встречу» — строка с наибольшим рычагом

ИИ-инструменты редко советуют отменить встречу, которую попросили спланировать. Этот промпт явно просит модель рекомендовать отмену, когда это оправдано, что позволяет переложить неудобный разговор. «Я прогнал повестку через этот промпт, и он предлагает отменить — вот вместо этого асинхронный апдейт» — это куда проще, чем «думаю, надо отменить».

Применяйте на регулярных встречах раз в 2–3 месяца. В календарях копится мусор; этот промпт — структурированная уборка.

Pre-read делает решающие встречи в 3 раза быстрее

Половина любого решающего совещания — это люди, догоняющие контекст. Если одностраничный pre-read уходит за 24 часа и его действительно читают, сама встреча может уложиться в 10 минут — достаточно, чтобы поднять опасения и решить, и достаточно коротко, чтобы никто не выпал.

Поле «pre-read» в этом промпте заставляет вас определить, какой контекст нужен участникам. Если документ не называется, встреча, скорее всего, не готова: либо вы не записали то, что предлагаете, либо нет ясной вещи, на которую реагировать.

Часто задаваемые вопросы

›Работает ли это для стендапов / ежедневных синков?

Слабовато — стендапы по дизайну — это в основном INFO_SHARE. Промпт порекомендует их отменить, что не всегда нужно. Используйте его для встреч на 30+ минут.

›Что, если черновые заметки беспорядочны и противоречивы?

Модель попробует их подчистить. Если она выдаст пункт, не совпадающий с вашим замыслом, ответьте «пункт 3 на самом деле про X, а не Y». После одной правки она обычно держит остальное в согласованности.

›Как поделиться выводом с участниками?

Скопируйте раздел повестки (раздел «should this be a meeting?» можно опустить, если участники могут счесть его дерзким). Или поделитесь всем как прозрачным сообщением «вот как я подрезал повестку».

›Можно ли использовать для 1-on-1?

Да, с правкой — замените DECISION/DISCUSSION/INFO_SHARE на TOPIC/FEEDBACK/CHECK_IN. Структура «бюджет времени + pre-read» всё равно полезна.

›А что с parking-lot для всплывающего по ходу?

Буфер 5 минут играет эту роль. Если обсуждения постоянно переливаются — промпт ещё и диагностика: либо оценки времени слишком агрессивны, либо пункты крупнее, чем вы прикинули.

›Зачем ограничивать INFO_SHARE 5 минутами?

Потому что всё, что дольше — это либо дискуссия (у кого-то вопросы), либо презентация (которую можно записать в видео). Лимит в 5 минут заставляет либо убрать пункт, либо правильно его пометить.

›Интегрируется ли с календарными инструментами?

Напрямую — нет. Вывод — обычный markdown; вставьте в описание приглашения, в Notion, Linear или туда, где команда хранит протоколы. Некоторые команды используют Granola/Krisp для живой транскрипции — хорошо сочетается.

›А что с брейнштормами?

Пометьте их только как DISCUSSION с заметкой «сегодня без решений, решения на следующей встрече». Проверка «асинхронно?» может посоветовать доску Miro / Figjam — часто лучше для дивергентного мышления.